Quire
Die Quire-HubSpot-App hält Lern- und CRM-Daten synchron: HubSpot-Kontakte werden zu Quire-Benutzern, Unternehmen zu Abteilungen, und Aktivitäten von Personen in Quire erscheinen in ihrem HubSpot-Datensatz.
Verbindung herstellen
Die App wird über den Zustimmungsdialog von HubSpot einmal pro Quire-Organisation installiert, und zwar von einer Person, die in beiden Systemen Administrator ist. Ein HubSpot-Konto kann nur mit einer Quire-Organisation verbunden werden: Der Versuch, dasselbe HubSpot-Konto mit einer zweiten Organisation zu verbinden, wird abgelehnt, weil ein gemeinsames Konto die Lernenden einer Organisation in das CRM einer anderen übertragen würde.
Bei der Installation prüft die App, ob Ihr HubSpot-Tarif benutzerdefinierte Verhaltensereignisse umfasst, und entscheidet, wie Lerndaten gemeldet werden:
| Ihr HubSpot-Tarif | Anzeige in HubSpot |
|---|---|
| Mit benutzerdefinierten Verhaltensereignissen (Marketing Hub Enterprise) | Ereignisse in der Kontakt-Timeline: eingeschrieben, begonnen, abgeschlossen, Zertifikat ausgestellt, Quiz absolviert |
| Ohne diese | Eine Eigenschaftsgruppe Quire learning für jeden Kontakt: letzter Kurs, Datum des letzten Abschlusses, abgeschlossene Kurse, neuestes Zertifikat |
Auf der Einstellungsseite der Integration wird der aktive Modus angezeigt. Wenn Sie später ein Upgrade von HubSpot durchführen, verbinden Sie die Systeme erneut, damit der Modus umgestellt wird.
Was synchron gehalten wird
- Kontakte und Benutzer, Unternehmen und Abteilungen sowie Quire-Kurse und das HubSpot-Objekt Courses werden jeweils eins zu eins miteinander verknüpft.
- Felder, die Sie selbst zuordnen: Quelle, Ziel und Richtung (zu HubSpot, zu Quire oder in beide Richtungen).
- Konflikte werden für jedes Feld geregelt: Quire hat Vorrang, HubSpot hat Vorrang, der neueste Wert hat Vorrang oder der Fall wird zur Entscheidung durch eine Person zurückgestellt. Standardmäßig hat Quire bei Lerndaten und HubSpot bei Marketingdaten Vorrang.
Beim ersten Verbinden werden bestehende Datensätze im Hintergrund nachgetragen; der laufende Betrieb wird dadurch nicht angehalten. Der Fortschritt wird angezeigt.
Personen aus Kontakten erstellen
Ein HubSpot-Kontakt ohne zugehörige Quire-Person kann zu einer solchen werden. Aktivieren Sie auf der Einstellungsseite der Integration Create people from HubSpot contacts und legen Sie anschließend Folgendes fest:
- welche Lifecycle-Phasen berücksichtigt werden, damit Interessenten nicht zu Benutzern werden;
- welchen Kohorten und Kursen jede neue Person zugeordnet wird;
- ob jede neue Person einer Gruppe mit dem Namen ihres HubSpot-Unternehmens beitritt;
- ob Quire geänderte Kontakte automatisch alle fünf Minuten weiter importiert.
Jeder Kontakt durchläuft denselben Benutzerimport wie bei einem CSV-Upload. Es gelten das Benutzerlimit des Tarifs, die Lizenzplätze und die Regeln für Profilfelder. Ein Kontakt, dessen Import abgelehnt wird (etwa wegen einer ungültigen Adresse oder fehlender Lizenzplätze), wird in einer eigenen Zeile gemeldet, ohne die übrigen Importe zu stoppen. Ein Kontakt, dem bereits über eine Verknüpfung oder seine E-Mail-Adresse eine Person zugeordnet ist, wird verknüpft und entsprechend der Feldzuordnung aktualisiert. Er wird niemals doppelt angelegt, und der Import überschreibt keine Person aus dem CRM.
Feldzuordnungen, die nach Quire oder in beide Richtungen zeigen, übernehmen Name, Zeitzone, Sprache und Profilfelder der neuen Person aus den HubSpot-Eigenschaften.
Vorschau der möglichen Änderungen liest eine Kontaktseite und listet auf, was erstellt, verknüpft, unverändert gelassen oder abgelehnt würde, ohne etwas zu schreiben. Geänderte Kontakte jetzt importieren liest die Änderungen seit dem letzten Import. Beim ersten Import werden alle Kontakte gelesen; Jeden Kontakt erneut lesen im Einstellungsformular startet von vorn. Ein großer Rückstand wird in mehreren Durchläufen abgearbeitet; jeder setzt dort fort, wo der vorherige aufgehört hat. Beim nächsten Durchlauf wird außerdem der neueste Kontakt des vorherigen erneut gelesen, was unproblematisch ist.
Kontakte kommen außerdem über Benachrichtigungen zur Erstellung und Änderung von Kontakten aus HubSpot, über einen Deal, der eine Einschreibungsphase erreicht, und über eine Workflow-Aktion, die einen Kontakt ohne bisherige Person nennt. Jede Zeile, unabhängig davon, ob ein Kontakt erstellt wurde, erscheint im Synchronisierungsprotokoll. Einstellungsänderungen und manuelle Importe stehen im Audit-Protokoll.
Workflows
Vier HubSpot-Workflow-Aktionen führen Vorgänge in Quire aus: einschreiben, abmelden, Zertifikat ausstellen und E-Mail senden. Wird ein HubSpot-Workflow zweimal ausgeführt, erfolgt keine doppelte Einschreibung.
Sie können Personen auch automatisch einschreiben, wenn ein Deal eine bestimmte Phase erreicht oder wenn einem Deal ein Produkt hinzugefügt wird, das einem Kurs zugeordnet ist. Richten Sie dies pro Kurs mit der Einschreibungsmethode HubSpot unter den Einschreibungsmethoden des Kurses ein.
Auf dem Kontaktdatensatz
Eine Quire-Karte auf jedem HubSpot-Kontakt zeigt Einschreibungen, Fortschritt und Zertifikate der Person.
Das Synchronisierungsprotokoll
Jeder Vorgang wird 30 Tage lang protokolliert: Richtung, Datensatz, Ergebnis und mögliche Fehler. Ein fehlgeschlagener Vorgang kann über das Protokoll erneut versucht werden. Die Ratenbegrenzungen von HubSpot werden automatisch eingehalten. Fordert HubSpot die App zum Drosseln auf, pausiert sie das betreffende Konto, statt mit einem Fehler abzubrechen.